Comment écrire un bon mail de relance ?

L'email est l'un des moyens les plus efficaces pour suivre et relancer les prospects après un premier contact. C'est à ce moment-là que vous commencez à transformer vos prospects en clients potentiels, puis en clients payants.

Cependant, les boîtes de réception de ces prospects sont souvent saturées d'emails.

Alors comment faire en sorte que le vôtre se démarque et sort du lot ?

Dans cet article nous allons voir ensemble comment écrire un bon e-mail de relance, le moment idéal pour envoyer vos emails de relance, comment les personnaliser et on vous partagera des exemples de mail de relance efficace.

1. Qu’est-ce qu’un mail de relance ?

A. Définition d’un mail de relance

Un mail de relance dans le cadre professionnel est un email envoyé à un prospect avec lequel vous avez déjà établi un contact. Concrètement, il est déjà rentré dans votre cycle de vente.

Contrairement à un cold email ou e-mail de prospection, vous êtes déjà en relation et avez déjà échangé avec le destinataire du mail.

Les équipes sales envoient ces emails à des moments clés du tunnel de vente pour obtenir des informations, encourager une action ou simplement suivre la prochaine étape logique du parcours d'achat du client.

Un bon mail de relance doit être transactionnel ou informatif et surtout apporter de la valeur à votre prospect ou l'aider dans son parcours d'achat, sans contenir de messages marketing explicites. Relancer un client c'est avant tout l'aider à résoudre une problématique.

Par exemple, un email de suivi avant un achat peut offrir des détails pratiques sur les tarifs, les fonctionnalités ou l'usage de votre produit ou service.

Cependant, de nombreux emails de relance peuvent aussi avoir une nature commerciale, incluant des messages marketing et mettant en avant les avantages et les usages de votre produit ou service.

Leur principal objectif est alors de sensibiliser le prospect ou de l'inciter à effectuer un achat.

Quel que soit le contenu du message, un email de relance bien rédigé contribue à établir un climat de confiance et peut accélérer la conclusion de la vente ou, si l'achat a déjà été effectué, à renforcer la fidélisation du client et son engagement sur le long terme.

B. Différence entre mail de relance et mail de prospection

Un mail de relance et un mail de prospection sont deux outils de communication essentiels dans le processus de vente, mais ils servent des objectifs distincts et sont utilisés à des étapes différentes du parcours client.

Le mail de prospection, ou cold email, est le premier contact avec un prospect. Il est envoyé à des personnes qui n’ont pas encore interagi avec votre entreprise, souvent dans le cadre d’une campagne outbound ou d’acquisition de leads. L'objectif est de capter l'attention du prospect, d'obtenir une première interaction et de susciter son intérêt en mettant en avant les avantages de votre produit ou service, tout en répondant à ses besoins ou à une problématique spécifique.

En revanche, un mail de relance est envoyé après un premier contact. Il vise à maintenir la conversation ouverte, rappeler une proposition ou encourager une action, comme la finalisation d'un achat ou l'activation d'un service. Dans ce cadre, le prospect connaît déjà votre entreprise, et le ton peut être plus direct, personnalisé, et orienté vers l’action commerciale.

Les mails de relance partent du principe que le destinataire est déjà familier avec votre entreprise, ce qui permet d'adopter un ton plus direct et personnalisé.

C. Importance des mails de relance dans le processus de vente

Les mails de relance jouent un rôle essentiel dans le processus de vente pour plusieurs raisons :

• Renforcer la relation client : Un mail de relance bien rédigé montre à votre prospect que vous êtes attentif à ses besoins et à son parcours. Cela renforce la relation, instaure un climat de confiance et permet de convertir un prospect en client fidèle.
• Augmenter les taux de conversion : Tous les prospects ne prennent pas immédiatement une décision d'achat. Les mails de relance permettent de rester présent dans leur esprit, augmentant ainsi les chances qu'ils passent à l’action lorsqu’ils sont prêts à acheter.
• Collecter des informations précieuses : En envoyant des mails de relance, vous pouvez recueillir des informations cruciales sur le niveau d’intérêt de votre prospect, ses objections, ses besoins spécifiques, et ses intentions d'achat. Ces éléments vous permettent de mieux qualifier vos leads et d’affiner votre stratégie de vente.
• Réactiver des prospects inactifs : Certains prospects peuvent devenir inactifs après un premier contact ou à la suite d'une décision d'achat retardée. Les mails de relance sont l'occasion de raviver leur intérêt, d'identifier d’éventuelles objections et de les réengager dans le processus de vente.
• Assurer un suivi structuré : Les mails de relance aident à structurer le suivi du parcours de chaque prospect, ce qui vous permet de mieux gérer votre pipeline de ventes et de vous assurer qu'aucune opportunité n'est négligée.

En résumé, les mails de relance sont un levier puissant pour relancer la conversation, maximiser l'efficacité de votre processus de vente et guider les prospects vers la conversion. Ils permettent de maintenir le dialogue, d’apporter des solutions aux besoins des prospects et de les orienter

2. Comment écrire un bon mail de relance ?

A. Comprendre votre audience et ses besoins

Avant de rédiger un mail de relance, il est crucial de bien comprendre qui sont vos prospects et ce qu’ils recherchent. Segmentez votre audience en fonction de critères pertinents (comme le secteur d'activité, persona client, la taille de l'entreprise, les besoins spécifiques, etc.) et personnalisez vos messages en conséquence.

Utilisez les informations collectées lors des interactions précédentes ou sur une plateforme comme Pharow pour adresser directement les préoccupations et les intérêts de chaque prospect. Cela montrera que vous êtes attentif et augmentera les chances de réponse positive.
‍

B. Structurer votre mail de manière efficace

Une structure claire et logique est essentielle pour que votre mail de relance soit lu et compris et inciter votre prospect à répondre.

Objet accrocheur : L'objet de votre email doit être court, direct et incitatif. Il doit capter l’attention du destinataire et l’inciter à ouvrir l’email. Par exemple, " suivi essai" ou "Intégrations Pharow".

Accroche personnalisée : Personnalisez le nom du destinataire et rappelez brièvement le contexte de votre précédent contact pour rafraîchir la mémoire du prospect.

Corps du message clair et pertinent : Allez droit au but. Expliquez pourquoi vous envoyez ce mail, en vous appuyant sur les besoins et les intérêts du prospect. Essayer aussi de lui apportez de la valeur avec du contenu ou des conseils.

Appel à l’action précis : Terminez votre email par une demande claire et précise. Indiquez exactement ce que vous souhaitez que le destinataire fasse, que ce soit répondre à votre email, fixer un rendez-vous etc..

3. Quand envoyer un mail de relance ?

A. Identifier les moments clés du parcours client

Il est important d’envoyer des mails de relance à des moments stratégiques du parcours de votre prospect. Par exemple, après une démonstration de produit, après l'utilisation d'une fonctionnalité spécifique, ou à la suite d’une période d’inactivité.

B. Fréquence optimale des mails de relance

Ne bombardez pas vos prospects de mails de relance. Une bonne pratique est d’attendre quelques jours à une semaine entre chaque relance. Cela montre que vous êtes attentif mais pas envahissant.

C. Analyse des données pour déterminer le timing idéal

Utilisez les données issues de vos campagnes précédentes pour identifier les moments où vos prospects sont les plus réceptifs. Analysez les taux d’ouverture, de réponse et de conversion pour affiner le moment de l’envoi de vos emails.

D. Signes indiquant qu’un mail de relance est nécessaire

Des signaux comme l’absence de réponse, l’ouverture de vos emails sans action, ou des visites répétées sur votre site web sans conversion peuvent indiquer qu’il est temps d’envoyer un mail de relance.

4. Exemples de mail de relance efficace

Lorsque vous créez un mail de relance, il est essentiel de bien cadrer votre message pour susciter l'intérêt de votre prospect.

Voici quelques exemple de structure que nous utilisons chez Pharow:

1. Mail suite à un échange

Ce mail de relance est conçu pour être à la fois concis et engageant, tout en mettant en avant la valeur ajoutée de l'outil. En commençant par rappeler votre échange précédent, vous renforcez le lien avec le prospect et montrez que vous avez bien pris en compte ses besoins. Vous personnalisez ensuite le message en mettant l’accent sur les fonctionnalités de Pharow qui répondent à ses enjeux, telles que la centralisation des données, l’enrichissement des emails et la connexion avec HubSpot.

L’offre d’un essai gratuit de 15 jours est claire et directe, sans pression, ce qui permet au prospect de tester la plateforme à son rythme. En mentionnant que vous valideriez rapidement son accès, vous apportez une réponse rapide et un service personnalisé.

En finissant par "Je reste disponible si besoin", vous maintenez une approche ouverte et professionnelle, tout en invitant le prospect à vous contacter s’il a des questions ou souhaite aller plus loin. Cela laisse une porte ouverte à la conversation sans être trop insistant.

2. Mail pour obtenir un feedback

Ce mail permet de favoriser l'engagement en sollicitant un retour direct et précis du prospect. En posant des questions simples, il incite à une réponse rapide, tout en montrant que l'avis du destinataire est valorisé. La première question met en lumière ce qui fonctionne bien, tandis que la deuxième offre l'opportunité d'identifier des améliorations, donnant ainsi des informations utiles pour ajuster le produit. Cette approche renforce la relation, montre que vous tenez compte des retours et favorise un échange constructif.

3. Mail pour inciter à l'essai

Ce mail de relance a pour objectif de susciter une réponse tout en respectant le temps du prospect.

Il commence par une approche décontractée, avec "Je ne sais pas si tu as eu le temps de bien tester la plateforme ahah", ce qui rend le message plus humain et évite une sollicitation trop formelle.

La proposition de réessayer la plateforme est subtile, et le lien permet au prospect de tester à son propre rythme, ce qui montre votre volonté de l'accompagner dans sa démarche.

La demande de feedback, placée dans le PS, est un moyen indirect de solliciter un retour sans être insistant, tout en ouvrant la porte à une conversation constructive qui maintient l'intérêt du prospect.

L'objectif est donc de garder un ton léger et professionnel, tout en incitant le prospect à réengager la discussion de manière naturelle et sans pression.

4. mail de suivi après essai

Ce mail repose sur une structure simple mais efficace, visant à obtenir un retour rapide tout en respectant le prospect.

En rappelant l'essai de la plateforme et en posant directement la question "Envisagez-vous d'intégrer Pharow dans votre stratégie de prospection B2B ?", le mail capte l'attention en s'orientant directement vers une prise de décision. Cela permet de clarifier la position du prospect vis-à-vis de l’outil.

La phrase "Je suis impatient de recevoir vos réflexions à ce sujet" crée une ouverture pour une réponse plus détaillée, invitant le prospect à partager son retour sans pression. Cela montre que vous valorisez ses impressions tout en offrant la possibilité de discuter plus en profondeur.

5. Le dernier mail

Ce mail de relance est conçu pour clôturer la conversation de manière professionnelle tout en laissant la porte ouverte pour une reprise future. Il commence par une reconnaissance polie de l'absence de réponse, ce qui montre que vous êtes conscient de la situation du prospect sans insister. En mentionnant que la recherche de prospects n’est plus une priorité pour lui, vous faites preuve d'empathie, ce qui humanise l'approche et renforce la relation.

En terminant par "Si jamais cela évolue, n’hésitez pas à me solliciter", vous laissez une porte ouverte pour un échange futur tout en restant discret. Cela permet au prospect de se sentir libre de revenir vers vous lorsqu'il sera prêt, sans pression.

Ce type de relance est particulièrement efficace pour maintenir une relation professionnelle positive. Il donne à votre interlocuteur l'espace nécessaire tout en restant disponible pour l'accompagner à l'avenir.

‍