Rationaliser votre stack outbound : comment éviter l’usine à gaz ?
En tant que Growth Ops chez Pharow, j’ai vécu de près les défis d’une stack outbound trop fragmentée. À une époque, on jonglait entre Phantombuster, Waalaxy, Lemlist et Pharow pour orchestrer nos campagnes de prospection.
Résultat: des allers-retours incessants, une traçabilité des KPIs complexe et des exports mensuels manuels pour consolider les données dans un tableau de bord Metabase.
On a donc simplifié notre stack, et les résultats ont suivi : plus d’efficacité, une meilleure visibilité et deux jours gagnés par semaine.
Alors, comment s'y prendre?
1. Pourquoi et quand se poser la question de la rationalisation ?
Quand j’ai rejoint l'équipe Pharow, j'ai hérité, comme beaucoup d’autres, d’une stack qui s’était étoffée au fil du temps.
Étant une plateforme de données de prospection B2B, notre crédibilité repose sur des campagnes ultra-ciblées, bien exécutées et sans accroc.
Pourtant, en empilant des outils spécialisés, il devenait difficile de maintenir cette exigence.
Des erreurs récurrentes commençaient à apparaître dans nos campagnes, c’est à ce moment-là que j’ai réalisé qu’il fallait agir et rationaliser notre machine pour fluidifier nos actions et améliorer nos performances.
Nos contraintes
- Connexion fluide aux outils d’envoi : Gagner en efficacité sans avoir à passer par plusieurs plateformes pour orchestrer une campagne.
- Fiabilité des données : Ne pas contacter nos clients, ni les prospects déjà en pipe ou récemment sollicités – une nécessité pour préserver notre crédibilité.
- Scalabilité : Pouvoir augmenter notre volume de prospection sans alourdir les process ni multiplier les outils inutiles.
Nos objectifs
- Reconnaître les campagnes qui performent : Identifier en temps réel ce qui fonctionne sans avoir à exporter des fichiers manuellement ou solliciter l'équipe data pour une analyse. L’objectif est d’ajuster nos actions rapidement et de maximiser notre impact sans perdre de temps sur du reporting.
- Construire une machine "délégable" : Je ne serai pas toujours celui qui gère l’outbound chez Pharow. La machine doit être structurée et efficace, pour que n’importe qui puisse la reprendre sans repartir de zéro, assurant ainsi une continuité et une montée en puissance sans friction.
2. Objectif n°1 : faire le plus simple et maintenable possible
A. Clarifier son process avant de choisir ses outils
Avant de plonger dans la sélection des outils, il est essentiel de poser les bases. La question n’est pas « quels outils ? », mais plutôt « comment je veux travailler ? ».
i. Définir ses use cases de prospection :
- Quels types de comptes je cible ? Startups en pleine croissance, PME établies, grands groupes, entreprises industrielles, artisans ?
- Quels critères sont pertinents pour mon marché ? Levées de fonds, recrutement, expansion géographique, adoption de nouvelles technologies ?
- Quels canaux privilégier ? Email, LinkedIn, téléphone ? Quels sont les plus efficaces pour mon marché ?
ii. Dessiner son architecture idéale
Avant de se lancer dans le choix des outils, il est essentiel de réfléchir à la manière dont vous voulez que tout s’emboîte. Quel process fait sens pour mon équipe et mon entreprise ?
Votre approche de la prospection
La manière dont vous segmentez et ciblez vos prospects détermine le niveau d'automatisation et de personnalisation à adopter. Quel est votre modèle ?
- One-to-Many : Automatisation forte, volume élevé, approche large via email et LinkedIn.
- One-to-Few : Personnalisation plus fine sur des comptes prioritaires, avec des séquences multicanales ciblées.
- ABM : Approche ultra-personnalisée, impliquant marketing et sales, souvent avec une forte implication sur LinkedIn et le cold call.
Traitement et nettoyage des listes
La qualité de vos fichiers de prospection impacte directement votre pipe. Quelle méthode privilégier ?
- Automatisé avec l’IA : Utilisation de prompts et de modèles d'IA pour segmenter et nettoyer les listes, supprimant le tri manuel et réduisant l’intervention humaine, au risque de limiter la pertinence des données.
- Cleaning manuel par votre équipe : Assure des listes 100 % nettoyées grâce à l’expertise humaine, garantissant une précision maximale sur les données stratégiques. Cela demande un investissement en temps conséquent, mais permet d’éviter toute marge d’erreur.
Comment organiser la qualification et activation des prospects ?
Gérer la qualification et l’activation des prospects implique de trouver le bon équilibre entre automatisation et approche humaine.
La stratégie à adopter dépend du niveau de personnalisation requis et des moyens à disposition.
- Mix d'email et LinkedIn : L’intégration d’outils d’automatisation et d’un CRM performant permet de centraliser toutes les données et informations récoltées sur un compte, facilitant ainsi la gestion des interactions et le suivi des prospects.
- Cold calling intensif : La priorité est donnée à un outil de numérotation intelligent, garantissant une intégration fluide avec le CRM et l’utilisation de données téléphoniques validées pour maximiser l’efficacité des appels.
- Scoring des prospects : Certains outils offrent des signaux supplémentaires pour scorer et prioriser automatiquement les leads, permettant ainsi d’optimiser les efforts de prospection. Alternativement, les S/BDRs peuvent gérer manuellement la qualification afin de maintenir un contrôle plus humain et personnalisé.
Maintenabilité et scalabilité
Votre stack de prospection doit être simple à utiliser, évolutive et adaptée à vos besoins. L'idée, c’est d’avoir un système efficace sans le rendre trop complexe.
- Facilité d’adoption et ROI : Une stack robuste nécessite un budget conséquent et un onboarding structuré, tandis qu’une solution plus flexible peut être rapide à déployer et plus simple à adopter.
- Connectivité : L’intégration aux solutions existantes via API, connecteurs natifs ou outils no-code est un facteur clé pour éviter les silos de données et assurer une synchronisation efficace.
- Scalabilité : Un outil performant doit être capable de s’adapter à votre croissance sans ralentir l’exécution et la gestion des campagnes.
- Autonomie : Certains outils nécessitent des compétences techniques spécifiques, ce qui peut représenter un frein pour l’équipe si elle ne dispose pas des ressources adéquates pour les gérer.
B. Prendre du recul face aux tendances LinkedIn
Il est facile de se laisser happer par le FOMO technologique. Sur LinkedIn, les stacks d’outils sont exhibées comme des trophées, donnant l’impression qu’il faut en accumuler toujours plus pour être performant. Pourtant, peu partagent les résultats concrets obtenus avec ces outils...
Une stack efficace, c’est celle qui réduit les frictions et simplifie l’exécution, pas celle qui ajoute des étapes inutiles.
Voici la différence entre ce que nous dépensons aujourd'hui et ce que nous aurions pu dépenser en suivant les tendances du marché.
Ce que notre stack coûte aujourd’hui
- Lemlist (3 licences): 273,24€/mois
- MailReach (warm-up): 128,80€/mois
- ChatGPT: 18,40€/mois
- Pharow: 99€/mois
- DropContact & ZeroBounce (inclus):0€
- Pipedrive (2 licences): 80€/mois
- Total : 599,44€/mois
- Coût par lead (1 500 leads/mois) : ~0,40€/lead
Ce que notre stack aurait pu coûter (en suivant les tendances)
- Lemlist: 273,24€/mois
- MailReach: 128,80€/mois
- ChatGPT: 18,40€/mois
- Phantombuster: 63,48€/mois
- Waalaxy (3 licences): 154,56€/mois
- Clay: 321,08€/mois
- Sales Navigator: 91,99€/mois
- Pharow: 99€/mois
- DropContact & ZeroBounce (inclus):0€
- Pipedrive (2 licences): 80€/mois
- Total : 1 230,55€/mois
- Coût par lead (1 500 leads/mois) : ~0,82€/lead
Résultat: on économise 631,11€/mois, soit 7 573,32€ par an avec une réduction du coût par lead de 0,82€ à 0,40€, soit une baisse de 51%.
3. Choisir les outils selon vos priorités
Une fois que vous avez une vision claire de votre processus, le choix des outils devient plus simple. Voici quelques suggestions en fonction des différentes priorités que vous pourriez avoir :
Une bonne base de données
- Pharow : Idéal pour une prospection exhaustive en France, Pharow donne accès à plus de 3 millions d’entreprises et à des signaux business très précis. Il centralise à la fois les données des entreprises et des prospects ainsi que les actions d’enrichissement sur une seule plateforme. Cependant, sa couverture se limite à la France, ce qui peut poser problème pour une prospection internationale.
- Cognism : Adapté aux équipes prospectant à l’international et pratiquant le cold calling, Cognism se distingue par sa vérification des numéros de téléphone via Diamond Verification. Toutefois, il manque de profondeur pour les PME et ETI françaises et nécessite un budget conséquent pour la vérification.
- SocieteInfo : Parfait pour les entreprises cherchant des données financières détaillées (CA, effectifs, statuts juridiques des entreprises françaises, permettant une segmentation fine. Cependant, il nécessite souvent d’être combiné avec d’autres outils pour obtenir des informations plus opérationnelles sur les prospects individuels.
Un bon outil d’envoi
- Lemlist : Un excellent choix pour la prospection multicanale, Lemlist est à la fois intuitif et facile à utiliser. Cependant, son reporting reste limité, notamment pour la prospection sur LinkedIn et multicanale, ce qui peut rendre l’analyse des campagnes un peu plus complexe.
- LaGrowthMachine : Si vous cherchez à automatiser les séquences multicanales, c’est un très bon outil. Cependant, la prise en main peut être un peu plus difficile pour les équipes non techniques, et un peu de temps d’adaptation sera nécessaire.
- Salesforce Outreach : Idéal pour les grandes équipes utilisant déjà Salesforce. Toutefois, son coût et sa complexité peuvent être un frein pour les petites et moyennes structures.
Un bon warm-up pour éviter d’atterrir en spam
- Lemwarm: Intégré directement à Lemlist, évite d’ajouter un outil supplémentaire. Cependant, étant très utilisé dans l’industrie, vos emails risquent de tourner dans les mêmes boucles que ceux de nombreux autres utilisateurs, limitant ainsi son efficacité.
- MailReach : Solution performante pour optimiser la délivrabilité et éviter les spam. Son efficacité dépend, toutefois, de la configuration et des bonnes pratiques d'envoi.
- Smartlead : Idéal pour les équipes envoyant de gros volumes d’emails et ayant besoin d’un warm-up robuste. Cependant, une mauvaise gestion peut entraîner une surchauffe des domaines et impacter la réputation de l’expéditeur.
Un bon CRM pour structurer votre pipeline
- HubSpot : CRM très puissant et flexible, particulièrement adapté pour les équipes marketing. Cependant, son automatisation avancée peut nécessiter un temps d’adaptation pour une utilisation optimale et demande souvent la présence d’un CRM manager.
- Salesforce : Salesforce est extrêmement puissant pour les grandes équipes et les cycles de vente complexes. Il offre une personnalisation poussée, mais son implémentation et sa maintenance demandent des ressources importantes. Idéal pour les grandes entreprises avec des processus très structurés.
- Pipedrive : Plus simple à prendre en main, Pipedrive est parfait pour les startups et PME. Cependant, il manque certaines fonctionnalités avancées que l’on retrouve dans des solutions plus robustes.
Un bon outil d’enrichissement pour compléter vos données
- Clay : Automatisation avancée de l’enrichissement des données en agrégeant plusieurs sources et en intégrant des signaux d’intention. Permet de structurer des workflows d’enrichissement précis et évolutifs. Cependant, il nécessite une configuration très technique et peut être complexe à prendre en main pour des équipes non initiées.
- Fullenrich : Outil d’enrichissement qui croise plusieurs sources de vérification, ce qui permet d’éviter les doublons et les informations obsolètes. Cependant, il peut avoir des limites lorsqu'il s'agit de données pour les PME ou certaines industries spécifiques, comme la BTP.
- Kaspr : Idéal pour récupérer des informations de contact directement via LinkedIn. Attention à la qualité des données qui peut fluctuer, surtout en fonction des restrictions imposées par LinkedIn.
Rationaliser votre stack outbound ne signifie pas tout changer du jour au lendemain. Il s’agit d’identifier les points de friction et d’adopter une approche plus fluide et intégrée.
Si votre équipe passe plus de temps à gérer des outils qu’à prospecter, c’est peut-être le moment de faire le tri.
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